Com tantas opções disponíveis, muitas frotas lutam para tomar a decisão certa sobre tecnologia.

No entanto, se você seguir um processo medido, pode ter certeza de que está obtendo a tecnologia certa para suas necessidades.

Passo 1: Identifique suas necessidades.

Faça a si mesmo as perguntas óbvias. O que podemos fazer com mais eficiência? O que podemos fazer para obter melhor visibilidade? Que problema específico estamos tentando resolver?

Depois de identificar seus objetivos, você pode determinar se a tecnologia é a solução certa. Isso é algo que a tecnologia pode ou deve resolver? Não procure um problema só porque existe uma ferramenta tecnológica que você pode usar para resolvê-lo. Você deseja ter certeza de que está avaliando uma tecnologia ou processo que resolverá um problema específico existente em sua empresa.

Passo 2: Ter um conjunto sólido de requisitos essenciais.

Muitas vezes as pessoas “exageram” quando se trata de soluções, afastando-se das funções básicas para as quais realmente precisam da tecnologia. Concentre-se em suas necessidades principais e certifique-se de que a tecnologia esteja em conformidade com seus procedimentos operacionais padrão, além das necessidades de negócios, analíticas e de equipe.

Etapa 3: Confira as cores brilhantes e a interface de usuário brilhante.

É fácil mergulhar em todos os recursos “legais” de uma solução de tecnologia. Concentre-se no seu objetivo e priorize o atendimento às funções essenciais de que você realmente precisa. As propriedades em excesso e o polimento de superfície oferecem pouco ou nenhum valor se seus objetivos não forem atingidos.

Passo 4: Identifique claramente a quem essa solução servirá.

Esta solução atenderá os motoristas, técnicos, executivos, clientes internos, seus clientes ou mesmo os clientes de seus clientes? Identifique claramente quem será o “cliente” visado no final.

Etapa 5: Inclua tantas partes interessadas quanto possível. Pergunte a si mesmo quem será afetado pela solução. Quais departamentos? Isso afetará os gerentes? Isso afetará seus técnicos? E quanto aos seus drivers?

Em vez de comprar e implantar uma solução inesperadamente em uma equipe, envolva as partes interessadas no processo de tomada de decisão para que entendam como a tecnologia afeta não apenas suas tarefas de trabalho, mas também algumas das armadilhas da tecnologia de seu ponto de vista.

Entre outras coisas, discuta quanto tempo levará para usar a tecnologia, quão complexo será para interagir com a tecnologia, quais requisitos de servidor você precisará estar ciente, etc. Você quer ter certeza de que a tecnologia não funciona t ter consequências não intencionais para qualquer uma de suas equipes que, em última análise, tenha de interagir com ele.

Etapa 6: Determine se isso ajudará muitos ou poucos.

Ao implantar uma solução, considere se ela beneficiará uma pequena porcentagem dos negócios enquanto transfere a carga para outras áreas dos negócios. Se ajuda apenas um departamento ou equipe, mas adiciona várias etapas e requisitos para todos os outros, é realmente uma solução sensata? Você precisa se concentrar nas soluções que são melhores para muitos.

Etapa 7: Determine quanto tempo levará para implementar a solução e quão complexa será essa implementação.

Você precisa entender os meandros do processo de implementação e ter um plano de implementação sólido em vigor. Você precisa ser realista quanto ao tempo de implementação. Isso vai demorar um mês? Três meses? Um ano? Ou vai demorar incontáveis ​​anos e recursos?

Em que outros sistemas ele precisa ser integrado? Seus parceiros que precisam se integrar à solução são capazes de fazer isso? Você pode usar os recursos internos dedicados para garantir o sucesso do programa? Certifique-se de desenvolver e comunicar um plano de implementação que descreva os gerentes de programa, partes interessadas, responsabilidades do fornecedor e cronogramas realistas. É fundamental dedicar muito tempo a essa etapa.

Etapa 8: Aborde o retorno do investimento.

Não importa o quão grande seja a tecnologia, em algum momento você terá que lidar com seu ROI potencial. A tecnologia realmente se pagará? Ao determinar o ROI, você precisa considerar não apenas os custos diretos, mas também os indiretos. Por exemplo, a nova tecnologia significa mais ou menos trabalho para seus funcionários?

Por exemplo, digamos que você invista em tecnologia que ajude no planejamento de rotas diárias. Você pode realmente obter uma solução melhor, mas a tecnologia coloca mais pressão sobre seus despachantes, motoristas, técnicos ou gerentes? O gerenciamento da ferramenta está realmente retardando o processo atual? Os seus funcionários podem usar a ferramenta ou você precisa contratar mais funcionários com experiência com ela?

Ao escolher uma solução de tecnologia, certifique-se de ver o quadro completo e de ter feito todo o trabalho de base antes de decidir que é um investimento inteligente. A chave para escolher a tecnologia certa é fazer o trabalho inicial, envolver as partes interessadas, entender exatamente o que a tecnologia faz e o que não faz, definir a quem a tecnologia deve servir, determinar se você está ajudando muitos ou poucos, e ter certeza de que o ROI faz sentido.

Tom Poduch chefia a equipe de engenharia e tecnologia de logística na Transervice Logistics Inc. Poduch é especialista no setor de logística há mais de 27 anos e tem uma ampla gama de funções em manutenção de frotas, armazenamento, tecnologia no local e logística – Engenharia e consultando.